ניהול פרויקטים הוא תחום מאד מרתק שדורש מצד אחד יכולת להסתכל על הדברים ממעוף הציפור, ובו זמנית לשלוט בפעולות השונות שצריכות להיעשות ולדעת לנהל אותן בצורה הטובה ביותר – כזו שתחסוך באנרגיה אך תפיק תוצאות מרביות. ניהול פרויקטים טוב דורש מנהל איכותי שלא רק יודע לפרוט משימות גדולות לתתי משימות ולחלק אותן בין עובדים שונים, אלא גם יודע לאחד בין חלקי הפאזל, לגרום לדברים לעבוד כמערכת אחת, לתאם בין הגורמים השונים המעורבים בפרויקט, כמו גם בעל יחסי אנוש ותקשורת ברמה גבוהה. ניהול פרויקטים דורש שתהיה המפקח והמכוון ולא הנמלה העובדת. ניהול פרויקטים דורש ראש גדול, אכפתיות ומעורבות אמיתית בפרויקט. על המנהל לרצות באמת לגרום לפרויקט להצליח על הצד הטוב ביותר. בין היתר זה אומר להפיק מוצר איכותי שיגרום ללקוח להיות מרוצה וכל זה במינימום עלות.

5  צעדים מרכזיים לניהול פרויקטים

צעד 1 (שלב הייזום וההתנעה) – הצעד הראשון בניהול פרויקטים הוא הגדרת הפרויקט ומטרתו. פה על מנהל הפרויקט להבין מה ההיקף של הפרויקט ומה מצופה להשיג באמצעותו. בנוסף עליו להגדיר יעדים ולבחון מהם האילוצים הראשוניים והכלליים – כגון זמן, עלות, כוח אדם, מקום וכד'. לבסוף עליו להגדיר את השירות או המוצר שהפרויקט מנסה ליצור. בשלב זה מתקבלות תשובות לשאלות כגון: מיהו הלקוח? מהו הצורך? מה הם היעדים? מיהו המבצע? מה הפתרון הנדרש? מיהם בעלי העניין? ועוד.

צעד 2 (שלב התכנון) – השלב השני הוא שלב של פריטת היעדים למשימות מוגדרות, החל מהמשימות הרחבות ביותר ועד לתת המשימות שבאות אחריהן. שלב זה הוא המקום להתוות את אבני הדרך להתקדמות הפרויקט וקביעת לוחות זמנית לכל משימה. למעשה זהו שלב התכנון בפועל.

שלב התכנון הוא השלב המהותי ביותר בפרויקט. הצלחה בתכנון תוביל לסיכוי רב הן לעמידה ביעדי הפרויקט, שביעות רצון הלקוח, עמידה בלוחות הזמנים ועמידה ברמת האיכות. שלב זה כולל בניית תוכניות עבודה רבות. להלן חלק מהן:

  • תכנון לוחות זמנים, משימות וסדר המשימות.
  • תכנון איכות המוצר.
  • תכנון איוש – בניית צוות מנצח שיוכל למממש את הפרויקט על הצד הטוב ביותר.
  • תכנון תקשורת – תקשורת בין כל הגורמים השונים הקשורים בהפקת הפרויקט.
  • תכנון רכש – האם לרכוש או לייצר? מי הקבלן? סגירת חוזים ועוד.
  • תוכנית אינטגרציה – כיצד ינוהל הפרויקט בפועל וכיצד החלקים השונים עובדים יחדיו.

צעד 3 (שלב הביצוע) – בשלב השלישי של ניהול פרויקטים זה הזמן לחלק את המשימות לאנשים המתאימים שיבצעו אותם. בנוסף, זה השלב בו רוכשים ומשיגים את כל המשאבים הנחוצים כדי להוציא את הפרויקט לפועל והוא מתחיל בסמוך לזמן תחילת התכנון ומסתיים בשלב הסגירה של הפרויקט.

צעד 4 (שלב הבקרה) – בשלב הרביעי מתחילים לעקוב אחר התקדמות הפרויקט. זה שלב של הערכה ומעקב שנעשים ביחס ליעדים שהוצבו וביחס למשימות שאמורות לקרות.

צעד 5 (שלב הסגירה) – זה השלב הסופי של ניהול הפרויקטים ובו נקבעים מועדים בהם יעשה שימוש בכוח אדם, בציוד ובשאר המשאבים הנחוצים לביצוע הפעולות הסופיות הנחוצות כדי להביא להשלמתו של הפרויקט.

לימודי ניהול פרויקטים

לא כל אחד מגיע עם הידע והכישורים הנחוצים לניהול פרויקטים ועם זאת ישנם היום לא מעט יזמים עם מוחות מבריקים שמעוניינים להביא רעיונות חדשים לידי מימוש. ניהול פרויקטים יכול להיות הפקה גדולה שדורשת ידע מקיף במגוון נושאים. במידה ואתם מנהלי פרויקטים בתחילת דרככם או מעוניינים להפוך לכאלה תוכלו להיעזר רבות בקורס לניהול פרויקטים. קורס לניהול פרויקטים ילמד אתכם בהרחבה את כל מה שתצטרכו לדעת כדי לנהל פרויקטים בצורה יעילה וממוקדת. מגוון הנושאים הנלמדים הינו רחב ולכן מצורף פה לינק כדי שתוכלו להתרשם ממה שתוכלו ללמוד:

http://www.openu.ac.il/tafnit/project-management.html

 בהצלחה!

קטגוריה – ניהול העסק, כללי.