ניהול עסק קמעונאי הוא משימה מורכבת ומתישה. מצד אחד חלה החובה לשלוט בכל האספקטים שלו, להכיר אותם ולנהל אום כהלכה. מצד שני, ברוב המקרים הוא נושא בעול לבדו ואיננו יכול להרשות לעצמו מנוחה כל שהיא, לא כל שכן התרחקות מהעסק או חופשות ארוכות.

החידושים הטכנולוגיים בעשורים האחרונים מזמנים כיום לבעלי עסקים כאמור אמצעים העשויים לסייע בניהול יעיל של העסק, שליטה טובה יותר בכל המתרחש בו ותגובה מהירה יותר לשינויים או לבעיות עוד בטרם התפתחו לממדים בלתי נשלטים.

המדובר בתוכנות ייעודיות המסייעות בניהול העסק ובשליטה על המכירות, ההכנסות והגבייה מצד אחד ועל ההוצאות, המלאים והתשלומים  מצד שני.

הכנסות, מכירות וגבייה – נשמת אפו של העסק

אמצעי התשלום עבור סחורות ומוצרים שנרכשו בעסק לא השתנו בדרך כלל, והם כוללים תשלום במזומן, בהמחאות ובאמצעות כרטיסי אשראי. עם זאת, תוכנה לניהול עסק קמעונאי מאפשרת וצבירת מידע הנוגע למוצרים שנמכרו וללקוחות שרכשו את המוצרים.

באשר למוצרים – בתוך זמן קצר יחסית ניתן לקבל באמצעותה נתונים סטטיסטיים ולייצר דו"חות שיצביעו על המוצרים הנמכרים ועל המוצרים הבעייתיים ביותר. כך יכול הבעלים לרכז את הקניות, תוך הימנעות מרכישת עודף מוצרים שישכבו כאבן שאין לה הופכין.

מבחינת הגבייה יכולה תוכנת ניהול קמעונאות להצביע על חובות בעייתיים שלא נפרעו זמן רב תוך שליפת נתונים זמינים לגבי החייב. האופציה הזאת מחליפה למעשה את הכרטסת הישנה והטובה, כאשר בכל רגע נתון יכול בעל העסק לדעת בדיוק כמה כסף יש לו "בחוץ".

הוצאות, מלאי וקניות

באשר למלאי, יכולה התכנה לשלוף נתונים לגבי מוצרים חסרים מחד ומוצרים בעייתיים שאינם נמכרים היטב מאידך ותכנן ביעילות את הרכש. באשר לקניות, מאפשרת תוכנה לניהול עסק קמעונאי קבלת הצעות מחיר מספקים במהירות ובקלות תוך הגדרת אפשרויות שונות לביצוע הקנייה – על פי סל מוצרים או על פי כל מוצר בנפרד.

שליטה מרחוק וניהול מסדי נתונים

אחד היתרונות הגדולים של תוכנה כאמור טמון באפשרות לאחסן אותה על גבי מחשב ענן. הדבר מאפשר גישה אליה מכל מחשב באשר הוא, כולל מחשבי כף יד וטלפונים חכמים. מבחינת בעל העסק מדובר בהקלה רצינית המאפשרת לו לשלוט במתנהל בעסק גם כשהוא נמצא מחוצה לו.

השליטה בנתונים והאפשרות להפיק דו"חות סטטיסטיים על פי שאילתות ובחתכים שונים הם שני היתרונות הגדולים ביותר של תוכנות ניהול עסקים. ככל שכמות הנתונים גדלה, כך גדל גם הדיוק של הדו"חות כאמור.

מסדי נתונים המנוהלים כהלכה מאפשרים להפיק דו"חות איכותיים ועדכניים המסייעים לבעל העסק לנהל אותו ביעילות מרבית ולדעת אל נכון את מצבו בכל זמן נתון, כולל נקודות החולשה שיש לטפל בהן ונקודות החוזק שיש לשמר. השקעה ברכישת תוכנה לניהול עסק קמעונאי היא השקעה משתלמת המחזירה את עצמה בתוך זמן קצר יחסית.

אורן בצלאל מחברת ריטליקס מתארח בתוכנית הבוקר של אורלי וגיא, מדבר על עתיד עולם הקמעונאות בארץ ובעולם עם קופות ניהול עסק חכמות.